Digitale gedragscode – modeldocument

Deze digitale gedragscode plus bijbehorende toelichting biedt u een kapstok om voor uw kantoor een set afspraken op te stellen en die allereerst met uw medewerkers te bespreken.

In het huidige digitale tijdperk is informatie steeds makkelijker te delen. Dat maakt dat producten en diensten transparanter kunnen worden neergezet en dat processen efficiënter kunnen verlopen. De voordelen zijn legio, maar risico’s zijn er ook: informatie kan ook ‘sneller’ onbedoeld op straat komen te liggen.

Dat geldt niet alleen voor gevoelige interne bedrijfsinformatie, maar ook voor persoonsgegevens die het bedrijf verwerkt van klanten en medewerkers. Het is niet voor niets dat er veel aandacht bestaat voor cyberrisico’s, datalekken en – met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – ook privacy-issues.

Op een onderneming rust de verplichting er alles aan te doen om risico’s op datalekken zo veel mogelijk te beperken.

Een mogelijke voorzorgsmaatregel die kan worden genomen is het stellen van interne regels voor digitale communicatie en werkprocessen. Het doel van zo’n digitale gedragscode is tweeledig: enerzijds biedt het de werkgever de mogelijkheid om daadwerkelijk spelregels op te stellen, maar anderzijds heeft zo’n code ook tot doel om medewerkers bewust te laten omgaan met deze risico’s. Doel is om samen actief te werken aan een optimale balans tussen efficiency en beveiliging.

Mag een werkgever in dit kader dan zomaar allerlei regels opstellen waar medewerkers zich aan moeten houden, en mag hij bijvoorbeeld het surf- en mailgedrag van medewerkers uitgebreid controleren? Het antwoord is nee. Ook werknemers hebben binnen de kaders van de arbeidsovereenkomst en de aan hen opgedragen werkzaamheden bepaalde privacyrechten.

Bureau DFO heeft voor u een digitale gedragscode modeldocument ontwikkeld met bijbehorende toelichting waarin u alle afspraken die u maakt met uw medewerkers kunt vastleggen.